星期二, 1月 29, 2013

兩件關於易經占卜的事

自從接觸了易經占卜,每當遇到難以抉擇的事,我都會靠易經牌卡解決。聽起來有點像把自己作主的責任推給老天,但過去一年多來的經驗告訴我,宇宙智慧比受侷限的人腦高明太多。就拿近半個月內發生的兩起事件為例吧!這兩件事情都跟我老公的鳥事有關。

第一件事情是,他那台故障的重車擺在修車廠超過七個月,師傅拆車前評估修好要花七萬五,拖了幾個月後拆開卻說要花二十二萬,這種超出重車殘值的修車價格,相信有理智的人都不會接受,於是我老公付清兩萬元拆裝費,決定不修,但對方表示已從國外訂購零件,那些零件別的重車不能用,因此要求付清包括零件費用在內的七萬五。就這樣,那台車一直卡在修車廠裡帶不回家。

我一聽當然覺得不合理。首先,對方從未表明他會預訂零件。其次,七萬五只是口頭說說,對方不曾白紙黑字地列出零件細項供我老公畫押。更糟的是,即便買下價值五萬五的零件,對方也擺明不安裝,因為按照他的標準,那台車要花二十二萬才能平安上路,否則出門之後他無法保固。老公一來沒錢二來不想多花那五萬五,便要求我陪他去討回公道。可是我沒半點修車知識,哪有資格跟專業人士理論,想了半天,我決定先卜個卦再說。

我問易經牌卡:「明天去XX修車廠理論時,有沒有可能在已付兩萬元拆裝費的情況下,直接付運費請人把車載回?」抽到的答案是籤王「乾為天」,意思大致是此事一定可成,但不能因為理直氣壯就態度囂張,必須以和為貴。這下子我的信心指數立即上揚,原有的擔心也瞬間拋到九霄雲外。

隔天下午我和老公依約抵達修車廠,當時對方才正準備開始列清單,於是我們又足足等了四十分鐘。期間我一聲不吭,只是坐著靜觀其變。也不知對方是看車主帶了老婆就明白事態嚴重,還是我當時的素顏不怒自威,總之最後的結果竟然自動變成:師傅很有禮貌地向我們詳細解釋車況,並表示零件的費用由他吃下,他甚至還進一步聯絡了拖車行,讓我老公只花一千八就把重車運回家,完全跟我卜卦的結果一樣!

另一件事情是,上上週日我老公清晨六點多就挖我起床陪他吃早餐,可是我不餓,他便獨自去了麥當勞。八點多回來時,他說他的哀鳳不見了,但不確定是掉在社區內的地下室停車場,還是被麥當勞的其他顧客給摸走。我先是替他打電話向電信業者掛失,接著要求他去鄰近的警局報案。警方說,我們必須先查出哀鳳包裝盒上的序號才能報案,可是那紙盒早被我老公扔了,所以連報案手續都沒辦法進行。

這期間,我們不止一次用「尋找我的 iPhone」試圖追蹤手機下落,卻完全抓不到訊號。這意味著,要嘛手機已經被人撿走還改了機,要嘛就是還在地下室裡收不到訊號。老公一度心灰意冷,認定手機再也找不回來,於是我又替他卜了一卦。我問牌卡:「我老公的哀鳳有可能回來嗎?」答案是「火地晉」,這表示「快了,只差一步就能找回」。我告訴老公這個答案,但他依舊四處聯繫,企圖從電信公司或蘋果那兒問出原廠序號,只是全都徒勞無功。

又過了一週,我家那位被迫使用Nokia古早單色手機的受害者已經完全失去信心,這時我又替他卜了一卦。我問牌卡:「請問我老公的哀鳳是不是仍在地下室停車場,還是已經被人撿走再也回不來了?我會抽兩張牌,一張代表還在地下室的可能性,一張代表被人撿走的可能性。」而得到的結果是:前者為「風火家人」,後者為「水山蹇」。我推論前者為吉,後者為凶,所以手機一直都在「室內」停車場,但如果被人撿走就得看運氣了。老公對此深表懷疑,他認為手機都掉超過一星期了,如果還在地下室,怎麼可能沒人發現?

沒想到,今天下午我在搭捷運時接到一通陌生來電,對方劈頭就問我:「你是XXX的老婆或女朋友嗎?」我心想我老公該不會是在外頭闖了禍吧?於是反射性地詢問對方:「請問您是哪位?」對方說:「我應該是撿到了XXX的手機,我想確定這支手機是不是他的。」我馬上表明身份並感謝他的善心,同時請教他是在哪兒撿到的。好心的鄰居說:「就在地下室停車場啊。今天看到地上有支手機覺得很奇怪,就打來問問看。」九天了!這支哀鳳居然在地下室停車場躺了九天才被人發現,但今天它總算重回主人身邊了。完全跟我卜卦的結果一樣!

剛才我去買了一個東勢雪梨禮盒,晚點會和老公一起登門致謝。回想起前幾天抽到的「風火家人」,不得不說,好鄰居真的就像家人一樣啊!


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星期五, 1月 11, 2013

《零雜物》補充:青豆化的條件

去年六月起,我進行了一連串逾十場的《零雜物》新書講座。我原以為對公眾演說是最恐怖的事,上了台才明白,最恐怖的不是公開演講,而是即席回答各種不知打哪兒冒出來的怪問題。不過好問題當然也不少,例如「書該如何取捨」就是我在書中未提及的部分。正因為有聽眾發問和質疑,我才得以事後補充,在此要特別感謝這些提問者。而我今天要補充的就是所謂「青豆化的條件」。

有聽眾對我說,「妳家可以那麼整潔應該是因為妳沒生小孩。如果妳有小孩,妳家絕對不可能像現在這樣。」也有噗友告訴我,他聽完我在北市圖的講座後,撞見兩位女士在電梯裡批評我說:「她衣服可以精簡到那麼少是因為她不用上班,一般人怎麼可能?」為此,我特別在後續幾場的簡報中添加了一句話,那就是:「與其找藉口,不如開始動手。」


如果聽眾把自己無法青豆化的原因簡化為:「因為我有小孩」「因為我要上班」那還真是誤會大了。重點根本不在於有沒有青豆化的「條件」,而在於有沒有決心和毅力。

關於小孩這件事,我以前就表明過我絕對不生,所以沒辦法以過來人的身份證實說:「我家曾有嬰幼兒,但我家井然有序。」我知道很多媽媽都認為,家有嬰幼兒,東西會「理所當然」地大量增加。事實上,如果同樣以「必要之物」和「欲望之物」來區分的話,相信不少物品可以歸類至後者。

以衣物為例,假設一週固定洗兩次衣服,應該就能推估出一名嬰幼兒一週所需的衣物數量。可是就我的觀察,媽媽們非常喜歡替小孩拍攝成長記錄,而且總是希望孩子每回入鏡都有不同的穿搭造型,會為了滿足自己拍照的欲望,媽媽們會替小孩買下或接下收超出所需數量的衣物。那麼,小孩的東西大量增加究竟是誰造成的?是小孩還是媽媽本人?(而且我很想再小聲地問一句:難道您生小孩之前府上真的很整潔嗎?)

即便小孩長大到可以入學,會和同儕比較,會想買新玩具、新鞋子了,但如果從小就教導他們如何分辨「必要之物」和「欲望之物」,如何交換與分享,如何收納與歸位,如何將自己用不著的東西捐給更有需要的人,我相信物品絕不至於只進不出,搞得房間大亂,還蔓延到公共區域讓老媽子收拾。而那些沒空陪伴孩子又習慣以物質來彌補的父母,就更沒道理怪小孩讓家裡東西變多了。如果自己的心態和教養方式才是亂源,請千萬別把家裡變亂怪罪到孩子身上。

再來說說上班服。我在講座中提過一個笑話。有位妻子想買新衣服,便向老公抱怨說:「老公~人家的衣服同事都看過了啦!」先生當然知道妻子只是想買新衣服,所以只是淡淡地回了她一句:「嗯,那妳差不多該換工作了。」

以前我在唱片公司工作的時候,同事和娛樂線記者裡,總有人穿得像歌手一樣爭奇鬥艷。抱持著輸人不輸陣的精神,我當時也花下不少置裝費,仔細想想,這麼做還真是傻氣,因為那些跟隨流行又不實穿的衣服並非工作上的「必要之物」,而是想穿來和週遭人士比個氣勢高低的「欲望之物」。缺乏自信的人經常會以服裝和名牌物件來武裝自己,結果把卡刷爆之後反而更是顯得矮人一截。

現在的我認為,上班的目的是工作而非展示服裝,只要穿著得體,對自己的專業抱持自信(當然得有真材實料,而非自我感覺良好),就算weekday穿來穿去都是一身黑又何妨?如果有衣櫃群組化的概念,那麼上衣和下身各五件就能有二十五種組合,再加上配件更是變化萬千,要應付一個月上班日的穿搭綽綽有餘。更何況,我一年四季還有六十件衣服呢!怎麼可能不夠穿?

所以,說到底還是心態問題。只要有決心、有毅力,能清楚分辨「必要之物」和「欲望之物」,那麼家裡有沒有小孩、需不需要外出上班,其實沒有想像中那麼難以讓人「青豆化」。與其找藉口,不如就開始動手吧!

同場加映

我個人的衣櫃現狀
衣櫃寬100cm,一年四季所有衣物都在這裡(不含目前身上穿的)

我老公的衣櫃現狀
衣櫃寬100cm,一年四季所有衣物都在這裡(不含目前身上穿的)
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星期日, 1月 06, 2013

《零雜物》補充:書的取捨

有鑑於「書應該如何取捨的問題」經常被提及,因此我將它寫成文章一併回覆。

我在「青豆化」前擁有上千本書,目前只剩大約十分之一的量。常有人問我現在還買不買書?答案是,買,當然買。雖然可以去圖書館借,但新書通常得等候一段時日才會上架,而且預約者眾;再加上如果大家都不買書,出版社可能會倒閉,所以我還是經常買書,只是不會衝動購買。


2006年秋剛搬進永和一號自宅時的部分藏書量

我的買書管道有二,一是網路書店,二是師大夜市裡的水準書局。在逛網路書店時,我會把有興趣的書加進購物車,但不會馬上結帳,而是先等個幾天再說。通常過了幾天之後,我就能清楚分辨哪些書實屬必要(專業領域需要、當下的身心靈狀態需要尋求解答),哪些書純屬欲望(可有可無、讀來打發時間的),有不少書就會因此被移入「下次再買」清單,或是直接自購物車中移除。

如果必要的書只有兩、三本,我會直接在網路書店購買,並就近前往超商取貨。如果必要之書多達五、六本以上,我會直接去水準書局購買,因為在那兒可以買到七折甚至七折以下的價格,比起網路書店要優惠許多,即便花時間搭捷運去買都划算。至於純屬欲望的那些書,由於沒有必要性和急迫性,我基本上不會購買,或許日後再去圖書館翻閱就好。

買之前會做取捨,買回家的書我一樣會進行取捨。針對讀過的書,我個人的取捨標準大致如下:
  1. 小說類:我現在很少讀小說,即便買了,讀完也會馬上處理掉(村上春樹的作品除外)。如果日後想讀,或許我會再買一次,但這幾乎不曾發生。舉個例子,我在《少年PI的奇幻漂流》剛出中譯本時就買下拜讀,2007年清書櫃時將它捐出。在撰寫《零雜物》時,我隱約記得PI後來有大量囤積食物的症頭,為了確定書中有這則描述,我專程上圖書館去查,果然查出了那個段落。對我而言,讀小說有點像是替資料庫建立索引檔,有需要時只要知道上哪兒找就好。

  2. 概念類:現在還有人會讀《M型社會》、《紫牛》、《長尾理論》…嗎?一旦懂了書裡的概念和理論,你還會想讀第二次嗎?對於這類介紹概念和理論的書,我的做法是讀完之後馬上打成重點書摘,然後把書處理掉。一本兩、三百頁的書,做成書摘後搞不好兩頁word檔就結束了,日後要查找重點的話,電子檔也比較容易搜尋。

  3. 工具書:整本都是資料的書(例如XX療法、設計圖鑑、軟體教學手冊、法律書籍)很難打成書摘,所以我會留下以便隨時翻閱。不過工具書是有使用期限的,時不時就需要汰舊。例如室內設計圖鑑,現在再看2008年的版本,大概也會覺得有些過時。現在我不再購買裝修圖鑑,有過時感的舊圖鑑也已全部出清,因為光是「Houzz」等網站上的圖檔我就看不完了。至於六法全書之類的工具書,能用App取代的話我也不會保留紙本。

  4. 英文書:我目前手邊的英文書只有八本,因為可用Kindle版本取而代之的實體書全被我處理掉了,剩下的大多是國外仍未推出電子書的外星書、動物溝通書和養貓手冊。


仍與老媽同住時,她的書櫃總是帶給我極大的壓迫感,而這只是書櫃之一

書櫃的容量就是藏書的上限。以前我老媽會把書櫃裝滿,直的擺滿之後還會橫著擺,擺不夠就再買書櫃來堆,最後家中的牆面幾乎都被書架和雜物爬滿,看起來很啊雜。我現在只讓書櫃保持八至九分滿,書一讀完馬上決定保留與否,只要捨棄的量累積達三十本,就直接裝箱請「讀冊」取走,讓它們在一天之內從我眼前消失。去年十一月初我一共在該網站上架三十八本二手書,年底前已售出三十二本,效率很高,要是2007年時就有這個網站該有多好!


這是我目前住處的兩人份書架,未標示的都是近期正在閱讀的書或工具書

以上是我目前的做法,各位的取捨標準又是如何呢?歡迎分享唷!

PS. 針對會逛實體書店的人,我有一個小建議:如果你擔心自己衝動亂買書,不妨利用智慧型手機上的「博客來快找」或「讀冊行動APP」掃描條碼或書籍封面,回家後等過些時日再結帳。不過據說現在有些店家的店員會阻止消費者掃條碼,或許業績真的有因此受到影響吧。

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星期二, 1月 01, 2013

上班族的「零雜物」大作戰(5/5)

我將清除雜物的動作命名為「青豆化」,意思是變得像青豆一樣。青豆是誰呢?她是村上春樹暢銷小說《1Q84》的女主角,她物品精簡,行動自由,身上也沒有雜物般的贅肉,我很嚮往她的生活方式,所以將去蕪存菁的過程命名為青豆化。那麼工作場域該如何青豆化呢?它的程序和我在《零雜物》一書中提及的相同,亦即「集中→檢視→分類→處理」。

集中指的是,由上而下清空隔板、桌面、抽屜和地板,把內容物集中起來。抽屜一次清一個,地板不要像我們一開始看到的超亂辦公室一樣,保留一大堆舊檔案、廢棄物和空紙盒。接著一一檢視這些物品,並依據辦公室雜物的定義、公司文化和個人目標來決定取捨。如果要避免辛苦整理的東西再度增加,就必須定期重新檢視。第三是分類,也就是分為:「要的、不要但有用的、不要且無用的、不確定的」等四類。我建議的處理方式:

  • 先丟掉「不要且無用的」,這樣比較容易看到成果,還可以增加繼續整理的動力。
  • 把「不要但有用的」盡快挪到別處去,比方說:帶回家、還給別人,或送去回收。
  • 把「要的」放在固定位置、做好收納,日後一用完就馬上歸位。
  • 針對「不確定的」,請將把它們擺到「暫存區」。幾天後試著拿筆寫下「暫存區」裡有什麼,那些你想不起來的物品就表示它不重要,可以馬上清掉。


我要特別提醒的是,不要執著於桌面物品的「多寡」,重點是只留下必須品,例如正在處理的文件或經常使用的文具。為求整潔而維持空盪盪的桌面,造成取用上的困難,並不是青豆化所追求的。所以,我的書桌上還是有筆電、檯燈、印表機、面紙盒、文具盒等必須品,做到佐藤可士和那樣使桌面空無一物,連拿支筆都得拉開抽屜或走去置物櫃取用,並不符合我的使用習慣,反而還會降低我的辦事效率,因此這部分請大家視自己的需求做調整。

那該怎麼決定桌面物品的去留呢?答案是評估工作流程,設計出能在最短的時間內取出物品的收納方式,但這絕對不是指全都擺在桌面上。桌面的整理和收納方式可依使用頻率分為「裡圈」和「外圈」。最常用的擺裡圈,例如桌面或第一個抽屜;不常用的擺外圈,例如最下方的抽屜、邊櫃,或是直接擺進檔案櫃裡歸檔。最重要的是,每天下班前把桌面整理乾淨,這樣才能讓自己在隔天一進辦公室時就能擁有好心情。

除了實體的工作區域之外,我們該如何為工作用的電腦青豆化呢?

  • 不要同時開太多視窗,這樣電腦會跑得比較慢,你也比較容易分心。股票交易員可以一次看五個螢幕,但一般人沒必要。
  • 精簡桌面的捷徑icon:桌面一堆捷徑反而很難找到檔案,所以請清掉不必要的icon讓桌面變清爽,因為太多重點其實就等於沒有重點。

擺了一堆捷徑的電腦桌面,取材自這個網站
  • 學會使用快捷鍵:運用Windows的Autohotkey或Mac的Quicksilver可以快速打開需要的檔案,而不必在桌面上擺捷徑。就算不是電腦高手,Windows也內建了一些快捷鍵,例如按下Windows符號+E可以打開「檔案總管」,這樣你就不必在桌面上擺一個「檔案總管」的捷徑了。順道一提,按下Windows符號+D可以迅速關掉/再次顯示所有的視窗,如果有人想偷窺你的螢幕,你可以馬上按下Win+D,讓他什麼都看不到。

講到視窗,我想順便推薦我愛用的瀏覽器外掛程式「Evernote Clearly」,它是替我做到「網頁青豆化」的大功臣。很多網站上充斥著大小不一、令人眼花撩亂的廣告,邊欄的內容更是亂到讓人在閱讀正文時不斷地分心,萬一再來個自動播放的音樂或是會下雪的背景,那還是真讓人看不下去。如果你常有這種困擾,不妨也安裝上述外掛,以下影音中有使用它的「before & after」:


再來就是硬碟整理術了。以下有不少要點是來自佐藤可士和的建議:

  • 畫出硬碟地圖:建立目錄清單和檔案夾,然後把檔案分門別類地挪進去,不重要或是並非「最終版本」的檔案就當場砍掉。
  • 統一檔案的命名方式:用通用性高的命名方式比較好,例如數字或日期。另外就是關鍵詞的設定,如果關鍵詞一致的話,搜尋起來會比較容易。
  • 每一層的檔案夾不要超過10個,並分為「已完成」和「進行中」兩種。
  • 每周一早上整理自己的檔案,這會讓一整週的工作順暢許多。
  • 電子郵件一定要當場處理,不是馬上回的意思,而是馬上決定留或不留,因為一旦置之不理它很快就會暴增。
  • 簡化檔案,備份在雲端:數位化讓資料更容易被搜尋,比歸檔還有效率,但要記得備份,而且最好有兩處備份。我個人是使用DropboxGoogle Drive,因為他們大到不太可能倒閉,這樣可以確保自己上傳的資料不會隨著公司的消失而消失。

好,我們把工作、通勤用的包包、weekday的衣櫃和工作區域都講完了。最後我要提的是下班回家後的居家時光該如何去蕪存菁。

  • 居家場所青豆化:家裡的東西少,需要整理和打掃的時間自然就少,回家後可以好好地休息或陪伴家人。針對這個主題我寫了《零雜物》這本書,有興趣的人不妨翻閱一下。
  • 資訊接收青豆化:我建議各位少看電視。我自己已經完全不看電視了。與其被動地接收資訊,我寧願主動選擇想看的 DVD。特別是新聞頻道和談話性節目,大家很容易隨之出現心情上的起伏,或是搞到一肚子氣,還想call-in去罵人,這是何苦呢?如果非看電視不可,倒不如選擇MOD或使用Tivo,這樣就不必受制於播出時段而讓自己熬夜了。
  • 在睡前一小時關上電視或電腦:如果打算十二點就上床躺平,請在十一點準時關機。剩下的一小時,你可以洗澡、準備明天出門要穿的衣物和背包裡的內容物,甚至是替小孩講個床邊故事。如果睡前有可以充份運用的時間,隔天就能從容不迫地出門,更不至於盯著螢幕然後睡死在沙發上或電腦桌前,搞得自己腰酸背痛、精神不濟。

總之呢,以上的一切都是取捨。取捨一定會伴隨著「不安」,所以請運用肯定語給自己信心和鼓勵。如果你剛好在辦公室的話,可以兩人一組檢視彼此的辦公桌,練習至少替自己和替對方找出三件可以清除掉的物品,超過三件當然也行。接著,我們可以把那三件物品藏起來,然後請兩位組員彼此交換一下意見,看看自己和對方桌面上少了那三樣物品的感覺是什麼。這個方法很有用,強烈建議大家試試喔!

參考書目
寫完後的新發現

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上班族的「零雜物」大作戰(4/5)

那麼一般上班族隔板內最常見的私人物品有哪些呢?我在噗浪上做過調查,分別是以下幾種:
  • 玩具類:模型、公仔、沙漏、絨毛娃娃…。
  • 裝飾品:照片、酷卡、明信片、旅行紀念品、小盆栽、磁鐵、小孩的勞作、大幅海報…。
  • 風水類:水晶、魚缸、石敢當、照妖鏡(看老闆有沒有站在背後)…。
  • 飲食類:水壼、馬克杯、單人咖啡機、沖泡飲品、罐頭、糖包…(我聽到最妙的是在桌上擺電鍋,十一點半開始煮飯,十二點就能準時享用)。
  • 公關類:零食、口香糖、糖果罐…這些原本就打算跟同事分享的食物。
  • 紓壓類:頭皮按摩器、靠枕、療癒系小道具…。
  • 保養類:藥品、維他命、營養補充品、提神用品、護手霜…。
  • 造型類:口紅、髮膠、梳子…。
  • 日用品:耳塞、衣架、衛生紙、毯子、拖鞋、酒精、生理用品、針線盒…。
  • 其 他:桌曆、耳機、手機、書、時鐘、筆記本、發票、集點貼紙…。

居家空間是放鬆心情、休養生息的地方,但工作區域是「生產力中心」,因此和家中物品的取捨標準不同。也就是說,我們必須先設定「企圖達成的目標」,不符合目標的物品就隸屬雜物範疇。一間公司的樣貌,通常與公司文化和老闆的行事風格有關,而切割後的每一個小單位,亦即個人的工作區域,則應該與員工個人的工作目標有關。

舉例而言,Uniqlo老闆柳井正的辦公室就非常簡潔。根據「商業周刊」1181期的採訪報導,他那「十坪大的辦公室,辦公桌和會議桌幾乎占滿空間,沒有沙發、沒有茶几,明確傳遞主人不歡迎閒聊。辦公室有兩個門,其一通往秘書室,其二打開後直接進入董事會與高階主管常用的會議室,不浪費絲毫時間在走道上。秘書為他安排行程,以十五分鐘為一單位,準時開始與結束。」這就是Uniqlo公司的文化與老闆的行事風格外顯於工作場域的模樣。

那麼員工的個人目標呢?我想多數人的工作目標都不脫以下三點,那就是:「工作更順利、獲得升遷(重點是加薪)、最好還能早點下班」。如果把工作目標進一步擴大成事業目標的話,大概會加上「展現專業、獲得成就感」這兩點。


想做到以上這幾點,我的建議是,不符合公司文化與個人目標的物品,就不要擺在工作場域。這不僅是我個人的建議,也是佐藤可士和、彼得.威爾許、雷吉娜.李茲…等對整理和捨棄極有心得的專業人士所提出的建議。像《大整理術》一書的作者坂戶健司便認為,桌面應該如同「大廚的切菜板」,只有現在進行中的東西才放在桌上。

那麼辦公室裡的雜物有哪些呢?就公司的立場而言有:


不把空間用來收納雜物,辦公室的坪效就能提高,公司的專業形象也會因此而提升。不囤積多餘的文具可以節省採買費用。去蕪存菁的文件保存方式,可以使員工不會因為找不到文件而重複列印,進而節省紙張和列印費用。

就員工的立場而言,雜物則是:在設定工作流程要素並列出必備物品清單後,不在清單內的物品。當然,你認為的基本需求,可能只是你習慣要有,並不是真的需要。總之,大致上會被視為雜物的有以下幾項:


針對文件和紙張,佐藤可士和的建議是:「文件或資料只保留最終版本。」其餘用不著的名片和型錄等等可以全部扔掉。

與工作無關的各種私人物品包括前述的玩具、裝飾品、日用品,還有外出午餐時拿回來的試用包、外送餐點的調味包、筷子、湯匙、吸管…等等。關於裝飾品和照片,會想貼在隔板上當然是希望營造歸屬感,可是貼太多容易形容視覺上的雜物,造成視覺感官過載。因此,如果真要裝飾的話,建議只擺一、兩張照片。如果非得看到一大堆不可,不妨做成螢幕保護程式或乾脆使用數位相框。

沒有也不會死的文具包括打孔機、迴紋針、螢光筆…等等。如果不知如何取捨,我會建議將這些文具全部倒進一個箱子裡,每次用到就擺一個回抽屜,一個月後沒用到的就全部清掉、退給總務,或把多出來的捐給學校。功能重複的物品,例如手機和電腦上就有的電子計算機與時鐘,大可不必再擺一個實體的。便條紙、筆記本、信紙三者的功能雷同,建議只保留其中一項。

過多的溝通管道指的是同時使用手機、市話、Skype、分機答錄機;同時使用多個email信箱;同時使用簡訊、LINE、Whatsapp、FB私訊;同時使用MSN(當然這個快不能用了)、Yahoo Messenger、QQ、Google Talk等即時通訊軟體。限縮溝通管道可以減少分心、省掉很多麻煩,而且比較不容易漏掉重要訊息,還能使人更有生產力。所以,大家不妨砍掉幾個軟體試試看。(待續)

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上班族的「零雜物」大作戰(3/5)

以下是一些辦公室「零雜物」的實例:

第一個例子是「Samurai」。Samurai是「武士」之意,它也是日本知名設計師佐藤可士和的設計事務所名稱。這間事務所走極簡風,寬敞無隔間的辦公室裡只有幾條長桌、幾把椅子和幾台Mac,其他跟工作無關的員工私人用品,全被要求擺在靠牆的置物櫃內。他們的檔案區有形式統一的外框架、顏色統一的收納盒,看上去一點都不雜亂,猛一看還整齊劃一到有點靈骨塔的FU。佐藤可士和認為:「極簡不是什麼都沒有,而是去蕪存菁。該有的不會少,不需要的則全部掃地出門。」因為主事者有這樣的想法,才造就了如此零雜物的辦公室!






以上圖檔取材自佐藤可士和的《佐藤可士和的超整理術》一書

第二個例子是「YummyGum」。YummyGum是一間位於荷蘭的設計公司,專門設計web和智慧型手機的使用介面與icon。和Samurai一樣,他們的辦公桌面也是完全淨空的狀態,整個空間看上去一塵不染,絲毫沒有雜物。這讓我覺得,它們的設計成品想必也很簡潔俐落。事實上,該公司因為這間別緻的辦公室而被不少室內設計網站報導過,我猜想業績應該也會相對地增加吧!






以上圖檔取材自Apartment Therapy網站的YummyGum報導頁面

講了半天,那我自己的工作區域又如何呢?前面提過,我過去在唱片公司和網路業待過十二年。在娛樂傳播界裡工作的人,大多認為自己很潮、很有創意、很與眾不同,因此多數人的辦公桌上總是堆滿公仔、小玩具、裝飾品、設計小物,五顏六色的十分熱鬧,看起來就像創意市集的攤位一樣,而腳邊的潮流雜誌更是堆到及膝高,桌底下甚至還有好幾雙鞋。

我想說的是,極簡是當今趨勢,iPhone、iPad…都是去蕪存菁到極致的產品,潮人們真要跟上潮流,或許可以試試讓工作場域走極簡風格。雖然我並不是為了跟隨潮流才走向「零雜物」的「青豆化」之路,但我家目前的工作區域確實是走類似YummyGum的路線。有圖有真相,以下就是我新家的書房:




可以看到,書房的地面除了字紙簍之外全部淨空。桌面上只擺最必要的物品,例如筆電、檯燈、印表機、面紙盒和共用的雙層文具盒。圖二的花瓶其實是個集線器,我把檯燈過長的電線塞進瓶子並插上人造綠葉遮醜,以免亂糟糟的電線擾亂思緒。(待續)

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上班族的「零雜物」大作戰(2/5)

首先要檢視的對象是各位上班用的包包。它可能是手提包、托特包、肩包、後背包或電腦包。我們不妨先看看裡面有什麼?是不是有包起來沒丟掉的陳年口香糖、麥當勞的蕃茄醬、去年的發票、過期的文件、會議的贈品,超商的集點貼紙或過多的文具?請每天將包包清空,尤其是食物,然後將內容物一字排開,設定優先排序,並捨棄無用之物,隔日用不著的東西請馬上歸位。

這裡要特別提醒的是,請確認包包本身是不是雜物?它是否破損、老舊、款式過時、功能不足以因應你的需求?如果是的話,請換個合用的包吧!你值得使用高品質的物品。高品質指的不是昂貴,而是與你本質相襯的東西。我相信沒有人會認為自己天生就該使用廉價品。

一個好的包包可以用很久,比起經常因為故障而更換,不停地製造垃圾,還不如買個耐看也耐用的款式。我曾在《零雜物》一書中提及,忍下三次衝動消費的金額,就能用累積下來的這筆錢,讓自己的必須品升級。少買雜物回家,自然就有餘裕購買高品質的物品,而且居家空間也能有更多令人神清氣爽的留白。


其次是各位的上班服。我自己在清除雜物前曾擁有近三百件的衣服。三百件聽起來很多,但大家回去數數看,搞不好也不相上下。前面提過,衣櫃只進不出的下場,就是我各個時期、各種身材、各種風格、各種色系、品味參差不齊的衣服全部混雜在一塊。經過一一試穿、一一取捨,並將要留下的送去修改再生之後,我目前的衣服一年四季只有六十件,它們大部分是黑灰白無色系、大地色系和牛仔單品,風格相近,而且完全符合我目前的身材,所以我隨便抓個上、下身就能迅速出門,因為怎麼搭都搭得上。

整理衣櫃的重點在於,先把不喜歡、不想要、不會再穿、品質不佳、別人寄放的衣服清除掉,然後依去蕪存菁後剩下的衣物設定群組。所謂群組指的是下半身的基本色和上半身的輔助色。我的基本色是黑色和卡其色,上半身則是能與基本色互相搭配的輔助色上衣,因此採買時我只會鎖定適合擺進這個群組裡的衣物。

我的意思並不是說,大家只能穿固定色彩或顏色單調的衣物,而是上班族不妨針對週一至週五的weekday設定衣櫃內容物,這樣比較容易迅速而得體地出門。同樣的,忍下三次衝動消費的金額,你可以用累積下來的這筆錢讓自己的衣物單品升級,為自己的形象加分,並省下不少收納空間,而鞋子和配件當然也能比照辦理。

第三是各位的辦公桌,我會花比較久的時間做介紹,因為大家一天至少要在辦公室或隔板內待上八小時。有研究指出,多數上班族每天平均花四十五分鐘找東西,一年浪費近七天半的時間在雜物堆裡尋尋覓覓。一如混亂的衣櫃,混亂的辦公桌面也讓人無法有效地運用時間。更何況,衣櫃只有自家人看得到,辦公桌可是公開展示給全公司的人看到,對自己的形象影響甚鉅。

簡言之,觀察一個人的工作區域,大概就能讀出他家的模樣,因為多數人的辦公室就像住家的縮影。不會整理桌面的人,平時可能也不太會鋪床。如果辦公室裡經常有一堆未完成的工作,生活中也大概也有不少事情處於半完成狀態,例如櫃門沒閤上、碗只洗了一半等等。辦公室裡有雜物,某種程度反應了此人無法當機立斷做出決策,比較缺乏組織能力和決策能力,而且可能經常浪費時間在找東西上。也就是說,這個人不太有效率。

其實思緒紊亂,空間就亂,無論是桌面亂或時間管理不善,根本原因都是出在個人的心理問題。我在《零雜物》書中曾提及堆積雜物的十一種心理成因,雖然它是針對居家空間而寫,但某部分仍適用於工作場域。如果有興趣了解的話,請大家翻閱一下,我在此就不多花時間一一解析了。

那麼我們該如何打造有條理的工作區域呢?第一,我們得用別人的眼光,也就是客觀的眼光檢視自己的工作區域,看看會產生那種「第一印象」?它是井然有序,還是雜亂無章?它是吸引人,還是讓人很想倒退嚕著逃離現場?它讓人感覺活力十足,還是令人喘不過氣來?我們來看看以下這個截取自Google的畫面:


我想,大家對這些工作場域或這些公司的印象肯定不會太好吧?它是不是讓人覺得使用者很散漫、讓人覺得「啊雜」而想趕快離開呢?或許有人會反駁,愛因斯坦的書桌不也出了名的亂?下圖就是愛因斯坦過世當天的書桌,他曾經為自己混亂的桌面說過下面這句話:「如果一張雜亂的書桌代表的是一顆混亂的腦袋,那麼請問,一張空無一物的書桌又代表什麼?」


我相信,它絕不代表腦袋空空!那張書桌要不沒人在用,要不就是用它的人思緒清明、腦袋清楚。一個人當然可能亂中有序,也可能在混亂的狀態下,將物與物連結出某種關係並激發出靈感。但愛因斯坦的書桌很亂,不表示我們把桌面弄亂就能變成愛因斯坦,因為我們並不share同一顆大腦。所以呢?考量到自己的形象和工作效率,還是盡可能將工作區域弄得整潔一些吧!接下來我將介紹幾個辦公室「零雜物」的實例。(待續)

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上班族的「零雜物」大作戰(1/5)

前言:去年八月中旬,寫了《零雜物》一書的我,應方智出版社之邀前往進行社內月會分享,主辦單位給的題目是「上班族如何執行零雜物」,為此我整理並製作了長度約一小時的簡報檔。我猜大家對這個題目或許會有興趣(其實是因為我太久沒發文想找梗),因此趁著新年假期將它改寫成部落格文章,與更多有需要的上班族分享。


其實我講這個題目有點心虛,因為打從2005年開始,我就脫離上班族的行列成了自由工作者。七年沒上班的人,該如何提供現役上班族實際可行的「零雜物」建議呢?我想,就從我當上班族時的經驗講起好了。當然,那是失敗案例。

我以前在唱片圈和網路業待過十二年,在主管和同事的眼中,我效率高,很龜毛,不太守規矩,脾氣也不怎麼好。例如我三不五時會遲到,時間從五分鐘至半小時不等。雖然我做事比別人快,但遲到卻令主管留下不好的印象。

我為什麼會遲到呢?因為我經常熬夜看電視,以致昨日事沒有昨日畢,往往留到隔天早上才做;再者我也不像小時候,會在臨睡前將隔天要用的東西準備好,而且我衣服太多,出門前挑衣服打扮總是令我蘑菇太久。

而我為什麼脾氣不好呢?其實我雖然做事很快,但另一方面也顯示了我的急躁。導致我急躁的原因不脫以下幾項:一,出門時太忙亂,影響一整天的心情。二,沒空吃早餐,肚子餓容易不爽。三,辦公桌很亂,找不到東西容易生氣。四,主管和同事有任何交辦或請托,我也不管手邊有沒有案子在忙,一概來者不拒,而龜毛又擔心自己做不完的下場就是情緒變得越來越差。

綜合以上幾點,我發現我當上班族時經常遲到、脾氣又壞的癥結在於:「我總是為了不必要的人、事、物,而浪費時間、浪費精神、浪費好心情。」

首先,我下班後看太多電視,花太多時間上網,搞得自己晚睡,也沒空為隔日出門預做準備。簡單講,我並未將時間花在「對自己更有益的事情」上。其次,我東西太多,尤其是衣服,因此打開衣櫃就像無頭蒼蠅一般,找不到穿搭的方向。第三,我會先做別人插進來的急件而非手邊最重要的事,這意味著,我不懂拒絕,也不擅於衡量輕重緩急。

大家沒有沒有發現,以上三點的共通之處就是「取捨」。如果少看電視、縮短上網時間,我是不是就能替隔日做好準備,早點睡覺,安心地吃完早餐,再從從容容地出門?「看電視、上網」和「充足的睡眠、預先準備明日所需」哪一樣對自己較為有利?我想應該是後者吧!

如果把不需要也不想要的東西請出家門,只留下真正的必須品,以及能彰顯個人價價與好品味的優質物品,我在工作之餘是不是就不必花太多時間打掃整理,還能更快速地著裝出門?如果替手上的待辦事項排出輕重緩急,我是不是就能更妥善地分配時間,而不是讓時間反過來控制了我?

人生不過是一連串「取捨」結果的累積。取這個,捨那個;或是先取這個,再取那個。以清明的思緒做出取捨,排出優先順序,人生自然比較順利。清除雜物的過程使我透過一一檢視每件物品並決定它的去留,將練習的成果延伸至生活中的其他層面。如果在步入職場前就學會取捨,我的工作生涯應該會順遂許多。如果在進大學前就學會取捨,或許我有機會去念更好的學校。幸好一切都還來得及,只要開始有自覺地做出取捨,即便後知後覺,也比不知不覺來得好。


我們先來看看一般上班族如何度過每天的七個時段,它們分別是:出門前、通勤、上午班、午休、下午班、通勤、回家後。

  1. 出門前。這個時段的理想狀態是:把床鋪好,或許做十五分鐘運動,接著盥洗、著裝,然後吃完早餐出門去。可是忙亂的時候會怎麼樣呢?大概只能著裝,甚至連盥洗都免了。把眼屎摳一摳,嚼片口香糖就算有洗臉刷牙了。我沒說錯吧?
  2. 上班通勤。這個時段的理想狀態是:養精蓄銳或補充新知。可是忙亂之餘會如何呢?大概只能在車上「杜姑」,或是險象環生地邊打磕睡邊駕駛囉!
  3. 上午班。這個時段的理想狀態是:瀏覽電子郵件、列出今日待辦事項及其輕重緩急,然後開始執行。可是忙亂之餘會如何呢?大概只能邊收信邊吃早餐,因為讀了信而開始亂逛網頁,或是花了太多時間回覆其實並不那麼重要的郵件。
  4. 午休。這個時段的理想狀態是用餐,飯後小小的散步或休息。但多數人的選擇是什麼呢?(至少這是我當上班族十幾年所觀察到的情形)大概就是三五成群地晃進一間店,邊吃飯邊聊是非,順便抱怨主管,如果太早回辦公室,就再加碼逛個網拍或上網聊天。
  5. 下午班。這個時段的理想狀態是:繼續依序執行待辦事項,下班前歸檔並整理桌面。可是忙亂之餘會如何呢?就是上午沒做完的工作壓縮到下午的時間,於是開始趕件,變得心浮氣躁。如果因此找不到東西的話,就會開始發脾氣了。
  6. 下班通勤。這個時段的理想狀態是反省、放空或休息,應該不是不停地玩手機。
  7. 回家後。這個時段的理想狀態是:悠閒地吃頓晚餐、做自己想做的事或陪伴家人、放鬆地洗個澡、準備隔天需要的衣物和用品,然後好好睡個飽覺。如果像我以前一樣只顧著熬夜看電視或上網,甚至有可能會在書桌或沙發上睡著,隔日變得腰酸背痛。

有沒有發現,一個總是在「沒有自覺」的情況下做出直接反應的人,和一個「時時保持覺察並用心做出每個取捨」的人,經過一段時間後,兩個人在各個層面的差距會逐漸擴大,事業運和命運也會跟著大不相同。不過我先不談事業和命運,也不談居家整理,現在只針對上班族最好能夠學會的簡單「取捨」介紹起。(待續)

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