星期二, 1月 01, 2013

上班族的「零雜物」大作戰(5/5)

我將清除雜物的動作命名為「青豆化」,意思是變得像青豆一樣。青豆是誰呢?她是村上春樹暢銷小說《1Q84》的女主角,她物品精簡,行動自由,身上也沒有雜物般的贅肉,我很嚮往她的生活方式,所以將去蕪存菁的過程命名為青豆化。那麼工作場域該如何青豆化呢?它的程序和我在《零雜物》一書中提及的相同,亦即「集中→檢視→分類→處理」。

集中指的是,由上而下清空隔板、桌面、抽屜和地板,把內容物集中起來。抽屜一次清一個,地板不要像我們一開始看到的超亂辦公室一樣,保留一大堆舊檔案、廢棄物和空紙盒。接著一一檢視這些物品,並依據辦公室雜物的定義、公司文化和個人目標來決定取捨。如果要避免辛苦整理的東西再度增加,就必須定期重新檢視。第三是分類,也就是分為:「要的、不要但有用的、不要且無用的、不確定的」等四類。我建議的處理方式:

  • 先丟掉「不要且無用的」,這樣比較容易看到成果,還可以增加繼續整理的動力。
  • 把「不要但有用的」盡快挪到別處去,比方說:帶回家、還給別人,或送去回收。
  • 把「要的」放在固定位置、做好收納,日後一用完就馬上歸位。
  • 針對「不確定的」,請將把它們擺到「暫存區」。幾天後試著拿筆寫下「暫存區」裡有什麼,那些你想不起來的物品就表示它不重要,可以馬上清掉。


我要特別提醒的是,不要執著於桌面物品的「多寡」,重點是只留下必須品,例如正在處理的文件或經常使用的文具。為求整潔而維持空盪盪的桌面,造成取用上的困難,並不是青豆化所追求的。所以,我的書桌上還是有筆電、檯燈、印表機、面紙盒、文具盒等必須品,做到佐藤可士和那樣使桌面空無一物,連拿支筆都得拉開抽屜或走去置物櫃取用,並不符合我的使用習慣,反而還會降低我的辦事效率,因此這部分請大家視自己的需求做調整。

那該怎麼決定桌面物品的去留呢?答案是評估工作流程,設計出能在最短的時間內取出物品的收納方式,但這絕對不是指全都擺在桌面上。桌面的整理和收納方式可依使用頻率分為「裡圈」和「外圈」。最常用的擺裡圈,例如桌面或第一個抽屜;不常用的擺外圈,例如最下方的抽屜、邊櫃,或是直接擺進檔案櫃裡歸檔。最重要的是,每天下班前把桌面整理乾淨,這樣才能讓自己在隔天一進辦公室時就能擁有好心情。

除了實體的工作區域之外,我們該如何為工作用的電腦青豆化呢?

  • 不要同時開太多視窗,這樣電腦會跑得比較慢,你也比較容易分心。股票交易員可以一次看五個螢幕,但一般人沒必要。
  • 精簡桌面的捷徑icon:桌面一堆捷徑反而很難找到檔案,所以請清掉不必要的icon讓桌面變清爽,因為太多重點其實就等於沒有重點。

擺了一堆捷徑的電腦桌面,取材自這個網站
  • 學會使用快捷鍵:運用Windows的Autohotkey或Mac的Quicksilver可以快速打開需要的檔案,而不必在桌面上擺捷徑。就算不是電腦高手,Windows也內建了一些快捷鍵,例如按下Windows符號+E可以打開「檔案總管」,這樣你就不必在桌面上擺一個「檔案總管」的捷徑了。順道一提,按下Windows符號+D可以迅速關掉/再次顯示所有的視窗,如果有人想偷窺你的螢幕,你可以馬上按下Win+D,讓他什麼都看不到。

講到視窗,我想順便推薦我愛用的瀏覽器外掛程式「Evernote Clearly」,它是替我做到「網頁青豆化」的大功臣。很多網站上充斥著大小不一、令人眼花撩亂的廣告,邊欄的內容更是亂到讓人在閱讀正文時不斷地分心,萬一再來個自動播放的音樂或是會下雪的背景,那還是真讓人看不下去。如果你常有這種困擾,不妨也安裝上述外掛,以下影音中有使用它的「before & after」:


再來就是硬碟整理術了。以下有不少要點是來自佐藤可士和的建議:

  • 畫出硬碟地圖:建立目錄清單和檔案夾,然後把檔案分門別類地挪進去,不重要或是並非「最終版本」的檔案就當場砍掉。
  • 統一檔案的命名方式:用通用性高的命名方式比較好,例如數字或日期。另外就是關鍵詞的設定,如果關鍵詞一致的話,搜尋起來會比較容易。
  • 每一層的檔案夾不要超過10個,並分為「已完成」和「進行中」兩種。
  • 每周一早上整理自己的檔案,這會讓一整週的工作順暢許多。
  • 電子郵件一定要當場處理,不是馬上回的意思,而是馬上決定留或不留,因為一旦置之不理它很快就會暴增。
  • 簡化檔案,備份在雲端:數位化讓資料更容易被搜尋,比歸檔還有效率,但要記得備份,而且最好有兩處備份。我個人是使用DropboxGoogle Drive,因為他們大到不太可能倒閉,這樣可以確保自己上傳的資料不會隨著公司的消失而消失。

好,我們把工作、通勤用的包包、weekday的衣櫃和工作區域都講完了。最後我要提的是下班回家後的居家時光該如何去蕪存菁。

  • 居家場所青豆化:家裡的東西少,需要整理和打掃的時間自然就少,回家後可以好好地休息或陪伴家人。針對這個主題我寫了《零雜物》這本書,有興趣的人不妨翻閱一下。
  • 資訊接收青豆化:我建議各位少看電視。我自己已經完全不看電視了。與其被動地接收資訊,我寧願主動選擇想看的 DVD。特別是新聞頻道和談話性節目,大家很容易隨之出現心情上的起伏,或是搞到一肚子氣,還想call-in去罵人,這是何苦呢?如果非看電視不可,倒不如選擇MOD或使用Tivo,這樣就不必受制於播出時段而讓自己熬夜了。
  • 在睡前一小時關上電視或電腦:如果打算十二點就上床躺平,請在十一點準時關機。剩下的一小時,你可以洗澡、準備明天出門要穿的衣物和背包裡的內容物,甚至是替小孩講個床邊故事。如果睡前有可以充份運用的時間,隔天就能從容不迫地出門,更不至於盯著螢幕然後睡死在沙發上或電腦桌前,搞得自己腰酸背痛、精神不濟。

總之呢,以上的一切都是取捨。取捨一定會伴隨著「不安」,所以請運用肯定語給自己信心和鼓勵。如果你剛好在辦公室的話,可以兩人一組檢視彼此的辦公桌,練習至少替自己和替對方找出三件可以清除掉的物品,超過三件當然也行。接著,我們可以把那三件物品藏起來,然後請兩位組員彼此交換一下意見,看看自己和對方桌面上少了那三樣物品的感覺是什麼。這個方法很有用,強烈建議大家試試喔!

參考書目
寫完後的新發現

噗浪討論網頁:http://www.plurk.com/p/hxfmws

6 則留言:

mickii 提到...

零雜物我也有購買真是讓我受獲良多,也正在向本書努力學習。想請問對於如果是家裡或公司的盆栽,那算是雜物嗎?畢竟整理起來也很麻煩,長了要修剪還要看何時加肥料還要注意水有無太乾,不整理又是雜亂或枯萎,請幫忙指導解惑,感激不盡。

phyllis 提到...

To mickii:呃,我不會將有生命的盆栽視為雜物耶!如果照顧起來很麻煩的就算雜物,那老弱殘疾者和嬰兒也該也算吼?若是不方便照顧,建議將盆栽轉交給有能力照顧的人接手,畢竟是生命咩,值得好好疼惜唷!

阿彥 提到...

這些篇增加了好多新點子,我要來試試,感謝。

阿彥 提到...

這些篇增加了好多新點子,我要來試試,感謝。

Pearl Shei 提到...

Phyllis您好:
請問平時您都是用甚麼樣的打掃工具維持家中整潔呢?從零雜物書中照片得知您家中有養貓家具又多是白色,若是有灰塵毛屑等很明顯,請問您是否可提供有關打掃頻率和使用相關工具的意見呢?謝謝 !

phyllis 提到...

To Pearl Shei:打掃工具請詳見這一噗。我家除了有三隻貓掉的大量貓毛、貓抓板每天被抓掉的瓦楞紙屑,還有我老公的異位性皮膚炎所掉的大量皮屑,所以沒辦法一天不吸地板(用Dyson),但因為擺設很簡單,所以全家二十幾坪仔細吸完大概才10分鐘。需要局部清理的就用無塵掃把(用EF),溼拖(用3M魔布)則是7-10天才一次吧!(懶)

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