星期二, 1月 01, 2013

上班族的「零雜物」大作戰(4/5)

那麼一般上班族隔板內最常見的私人物品有哪些呢?我在噗浪上做過調查,分別是以下幾種:
  • 玩具類:模型、公仔、沙漏、絨毛娃娃…。
  • 裝飾品:照片、酷卡、明信片、旅行紀念品、小盆栽、磁鐵、小孩的勞作、大幅海報…。
  • 風水類:水晶、魚缸、石敢當、照妖鏡(看老闆有沒有站在背後)…。
  • 飲食類:水壼、馬克杯、單人咖啡機、沖泡飲品、罐頭、糖包…(我聽到最妙的是在桌上擺電鍋,十一點半開始煮飯,十二點就能準時享用)。
  • 公關類:零食、口香糖、糖果罐…這些原本就打算跟同事分享的食物。
  • 紓壓類:頭皮按摩器、靠枕、療癒系小道具…。
  • 保養類:藥品、維他命、營養補充品、提神用品、護手霜…。
  • 造型類:口紅、髮膠、梳子…。
  • 日用品:耳塞、衣架、衛生紙、毯子、拖鞋、酒精、生理用品、針線盒…。
  • 其 他:桌曆、耳機、手機、書、時鐘、筆記本、發票、集點貼紙…。

居家空間是放鬆心情、休養生息的地方,但工作區域是「生產力中心」,因此和家中物品的取捨標準不同。也就是說,我們必須先設定「企圖達成的目標」,不符合目標的物品就隸屬雜物範疇。一間公司的樣貌,通常與公司文化和老闆的行事風格有關,而切割後的每一個小單位,亦即個人的工作區域,則應該與員工個人的工作目標有關。

舉例而言,Uniqlo老闆柳井正的辦公室就非常簡潔。根據「商業周刊」1181期的採訪報導,他那「十坪大的辦公室,辦公桌和會議桌幾乎占滿空間,沒有沙發、沒有茶几,明確傳遞主人不歡迎閒聊。辦公室有兩個門,其一通往秘書室,其二打開後直接進入董事會與高階主管常用的會議室,不浪費絲毫時間在走道上。秘書為他安排行程,以十五分鐘為一單位,準時開始與結束。」這就是Uniqlo公司的文化與老闆的行事風格外顯於工作場域的模樣。

那麼員工的個人目標呢?我想多數人的工作目標都不脫以下三點,那就是:「工作更順利、獲得升遷(重點是加薪)、最好還能早點下班」。如果把工作目標進一步擴大成事業目標的話,大概會加上「展現專業、獲得成就感」這兩點。


想做到以上這幾點,我的建議是,不符合公司文化與個人目標的物品,就不要擺在工作場域。這不僅是我個人的建議,也是佐藤可士和、彼得.威爾許、雷吉娜.李茲…等對整理和捨棄極有心得的專業人士所提出的建議。像《大整理術》一書的作者坂戶健司便認為,桌面應該如同「大廚的切菜板」,只有現在進行中的東西才放在桌上。

那麼辦公室裡的雜物有哪些呢?就公司的立場而言有:


不把空間用來收納雜物,辦公室的坪效就能提高,公司的專業形象也會因此而提升。不囤積多餘的文具可以節省採買費用。去蕪存菁的文件保存方式,可以使員工不會因為找不到文件而重複列印,進而節省紙張和列印費用。

就員工的立場而言,雜物則是:在設定工作流程要素並列出必備物品清單後,不在清單內的物品。當然,你認為的基本需求,可能只是你習慣要有,並不是真的需要。總之,大致上會被視為雜物的有以下幾項:


針對文件和紙張,佐藤可士和的建議是:「文件或資料只保留最終版本。」其餘用不著的名片和型錄等等可以全部扔掉。

與工作無關的各種私人物品包括前述的玩具、裝飾品、日用品,還有外出午餐時拿回來的試用包、外送餐點的調味包、筷子、湯匙、吸管…等等。關於裝飾品和照片,會想貼在隔板上當然是希望營造歸屬感,可是貼太多容易形容視覺上的雜物,造成視覺感官過載。因此,如果真要裝飾的話,建議只擺一、兩張照片。如果非得看到一大堆不可,不妨做成螢幕保護程式或乾脆使用數位相框。

沒有也不會死的文具包括打孔機、迴紋針、螢光筆…等等。如果不知如何取捨,我會建議將這些文具全部倒進一個箱子裡,每次用到就擺一個回抽屜,一個月後沒用到的就全部清掉、退給總務,或把多出來的捐給學校。功能重複的物品,例如手機和電腦上就有的電子計算機與時鐘,大可不必再擺一個實體的。便條紙、筆記本、信紙三者的功能雷同,建議只保留其中一項。

過多的溝通管道指的是同時使用手機、市話、Skype、分機答錄機;同時使用多個email信箱;同時使用簡訊、LINE、Whatsapp、FB私訊;同時使用MSN(當然這個快不能用了)、Yahoo Messenger、QQ、Google Talk等即時通訊軟體。限縮溝通管道可以減少分心、省掉很多麻煩,而且比較不容易漏掉重要訊息,還能使人更有生產力。所以,大家不妨砍掉幾個軟體試試看。(待續)

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