星期二, 1月 01, 2013

上班族的「零雜物」大作戰(2/5)

首先要檢視的對象是各位上班用的包包。它可能是手提包、托特包、肩包、後背包或電腦包。我們不妨先看看裡面有什麼?是不是有包起來沒丟掉的陳年口香糖、麥當勞的蕃茄醬、去年的發票、過期的文件、會議的贈品,超商的集點貼紙或過多的文具?請每天將包包清空,尤其是食物,然後將內容物一字排開,設定優先排序,並捨棄無用之物,隔日用不著的東西請馬上歸位。

這裡要特別提醒的是,請確認包包本身是不是雜物?它是否破損、老舊、款式過時、功能不足以因應你的需求?如果是的話,請換個合用的包吧!你值得使用高品質的物品。高品質指的不是昂貴,而是與你本質相襯的東西。我相信沒有人會認為自己天生就該使用廉價品。

一個好的包包可以用很久,比起經常因為故障而更換,不停地製造垃圾,還不如買個耐看也耐用的款式。我曾在《零雜物》一書中提及,忍下三次衝動消費的金額,就能用累積下來的這筆錢,讓自己的必須品升級。少買雜物回家,自然就有餘裕購買高品質的物品,而且居家空間也能有更多令人神清氣爽的留白。


其次是各位的上班服。我自己在清除雜物前曾擁有近三百件的衣服。三百件聽起來很多,但大家回去數數看,搞不好也不相上下。前面提過,衣櫃只進不出的下場,就是我各個時期、各種身材、各種風格、各種色系、品味參差不齊的衣服全部混雜在一塊。經過一一試穿、一一取捨,並將要留下的送去修改再生之後,我目前的衣服一年四季只有六十件,它們大部分是黑灰白無色系、大地色系和牛仔單品,風格相近,而且完全符合我目前的身材,所以我隨便抓個上、下身就能迅速出門,因為怎麼搭都搭得上。

整理衣櫃的重點在於,先把不喜歡、不想要、不會再穿、品質不佳、別人寄放的衣服清除掉,然後依去蕪存菁後剩下的衣物設定群組。所謂群組指的是下半身的基本色和上半身的輔助色。我的基本色是黑色和卡其色,上半身則是能與基本色互相搭配的輔助色上衣,因此採買時我只會鎖定適合擺進這個群組裡的衣物。

我的意思並不是說,大家只能穿固定色彩或顏色單調的衣物,而是上班族不妨針對週一至週五的weekday設定衣櫃內容物,這樣比較容易迅速而得體地出門。同樣的,忍下三次衝動消費的金額,你可以用累積下來的這筆錢讓自己的衣物單品升級,為自己的形象加分,並省下不少收納空間,而鞋子和配件當然也能比照辦理。

第三是各位的辦公桌,我會花比較久的時間做介紹,因為大家一天至少要在辦公室或隔板內待上八小時。有研究指出,多數上班族每天平均花四十五分鐘找東西,一年浪費近七天半的時間在雜物堆裡尋尋覓覓。一如混亂的衣櫃,混亂的辦公桌面也讓人無法有效地運用時間。更何況,衣櫃只有自家人看得到,辦公桌可是公開展示給全公司的人看到,對自己的形象影響甚鉅。

簡言之,觀察一個人的工作區域,大概就能讀出他家的模樣,因為多數人的辦公室就像住家的縮影。不會整理桌面的人,平時可能也不太會鋪床。如果辦公室裡經常有一堆未完成的工作,生活中也大概也有不少事情處於半完成狀態,例如櫃門沒閤上、碗只洗了一半等等。辦公室裡有雜物,某種程度反應了此人無法當機立斷做出決策,比較缺乏組織能力和決策能力,而且可能經常浪費時間在找東西上。也就是說,這個人不太有效率。

其實思緒紊亂,空間就亂,無論是桌面亂或時間管理不善,根本原因都是出在個人的心理問題。我在《零雜物》書中曾提及堆積雜物的十一種心理成因,雖然它是針對居家空間而寫,但某部分仍適用於工作場域。如果有興趣了解的話,請大家翻閱一下,我在此就不多花時間一一解析了。

那麼我們該如何打造有條理的工作區域呢?第一,我們得用別人的眼光,也就是客觀的眼光檢視自己的工作區域,看看會產生那種「第一印象」?它是井然有序,還是雜亂無章?它是吸引人,還是讓人很想倒退嚕著逃離現場?它讓人感覺活力十足,還是令人喘不過氣來?我們來看看以下這個截取自Google的畫面:


我想,大家對這些工作場域或這些公司的印象肯定不會太好吧?它是不是讓人覺得使用者很散漫、讓人覺得「啊雜」而想趕快離開呢?或許有人會反駁,愛因斯坦的書桌不也出了名的亂?下圖就是愛因斯坦過世當天的書桌,他曾經為自己混亂的桌面說過下面這句話:「如果一張雜亂的書桌代表的是一顆混亂的腦袋,那麼請問,一張空無一物的書桌又代表什麼?」


我相信,它絕不代表腦袋空空!那張書桌要不沒人在用,要不就是用它的人思緒清明、腦袋清楚。一個人當然可能亂中有序,也可能在混亂的狀態下,將物與物連結出某種關係並激發出靈感。但愛因斯坦的書桌很亂,不表示我們把桌面弄亂就能變成愛因斯坦,因為我們並不share同一顆大腦。所以呢?考量到自己的形象和工作效率,還是盡可能將工作區域弄得整潔一些吧!接下來我將介紹幾個辦公室「零雜物」的實例。(待續)

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